Λίγοι θα μπορούσαν να αμφισβητήσουν ότι οι επενδύσεις στην τεχνολογία μπορεί να φέρουν ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Ωστόσο, πολλές επιχειρήσεις λόγω έλλειψης γνώσης ή προθυμίας δεν επενδύουν στον ψηφιακό μετασχηματισμό, παρόλο που ζούμε σε έναν κόσμο όπου το cloud και οι ασύρματες τεχνολογίες έχουν ισχυρή παρουσία.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι ένα νέο κύμα back-office τεχνολογιών έρχεται «προς το μέρος μας». Όπως επισημαίνει ο Chris Stephenson, Financial Management Leader της Grant Thornton στις ΗΠΑ: «Η αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών (Robotic process automation - RPA) και η νοημοσύνη των μηχανών επιτρέπουν την αυτοματοποίηση και τη δημιουργία ευκαιριών κλίμακας που δεν υπήρχαν απαραίτητα πριν. Επιπλέον, οι αναλύσεις και η τεχνητή νοημοσύνη (Artificial Intelligence - AI) δημιουργούν σενάρια όπου μια πλατφόρμα εικονικής οικονομικής διαχείρισης μπορεί να χτιστεί πάνω στα βασικά συστήματα χωρίς να χρειάζεται να τα αλλάξει ή να τα αναβαθμίσει. Αυτό δίνει στην οικονομική διαχείριση την ελευθερία βελτίωσης χωρίς να μετακινεί ή να αλλάζει τα βασικά συστήματα, μια πρακτική που συνήθως απαιτεί σημαντικές δαπάνες».
Ο Mark O'Sullivan, Partner στη Grant Thornton στο Ηνωμένο Βασίλειο, τονίζει ότι το τμήμα της οικονομικής διαχείρισης αντιμετωπίζει δύο βασικές προκλήσεις: «Συχνά το τμήμα αυτό δεν αναζητά επενδύσεις σε νέες τεχνολογίες όσο άλλες λειτουργίες. Οι πόροι τείνουν να επικεντρώνονται στην επιχειρησιακή τεχνολογία και στην τεχνολογία που απευθύνεται στον πελάτη. Η αποπληρωμή των επενδύσεων σε συστήματα οικονομικής διαχείρισης μπορεί να είναι εξαιρετικά γρήγορη αλλά σπάνια ορθά διαρθρωμένη».
Η δεύτερη πρόκληση είναι η ικανότητα. «Συχνά βλέπουμε υψηλά επίπεδα ικανότητας στις επιχειρήσεις μεσαίου μεγέθους, όπου τα στελέχη τους διακρίνονται για το επιχειρηματικό και καινοτόμο πνεύμα τους. Ωστόσο, δεν έχουν το χρόνο να επικεντρωθούν σε έργα που σχετίζονται με την τεχνολογία λόγω της ανάληψης δεσμεύσεων ως προς τις «καθημερινές εργασίες» που πρέπει να φέρουν εις πέρας».
Ο Chris συμφωνεί ότι τα τμήματα της οικονομικής διαχείρισης δεν έχουν πάντα χρόνο για σημαντικούς τεχνολογικούς μετασχηματισμούς, αλλά τονίζει πως για να επιτευχθούν σημαντικές αλλαγές, η συνεχής βελτίωση μπορεί να έχει τεράστιο θετικό αντίκτυπο σε σύντομο χρονικό διάστημα.
"Προκάλεσε κάθε λογιστή να βελτιώσει την απόδοσή του για μία ώρα, και ενώ ίσως φαίνεται πως δεν κατάφερε να πετύχει πολλά, οι συνολικοί πόροι που θα εξοικονομηθούν θα είναι σημαντικοί", συμπληρώνει ο Mark O'Sullivan.
Ο Mark κάνει μία παρόμοια αναφορά στις συμβουλές που δίνει πάντα σε οποιαδήποτε επιχείρηση μεσαίου μεγέθους πριν επενδύσει στην τεχνολογία. Πρώτον, θα πρέπει η επιχείρηση να ασχοληθεί με τα υπάρχοντα συστήματά της και να εξετάσει τις δυνατότητές τους, για να διαπιστώσει αν θα μπορούσε να αντλήσει περισσότερα απ’ αυτά.
«Το λάθος που βλέπω ότι κάνουν επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, αλλά κυρίως οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις, είναι η έλλειψη σχεδιασμού και δέσμευσης με τις ομάδες τους για όσα πρέπει να γίνουν. Υπάρχουν τόσες πολλές ομάδες που χρησιμοποιούν το υπάρχον ERP (Εnterprise Resource Planning) ή τα συστήματα οικονομικής διαχείρισης, τα οποία τους δίνουν τη δυνατότητα να κάνουν πολλά περισσότερα από όσα κάνουν σήμερα. Για παράδειγμα σκεφτείτε τη διαδικασία συναλλαγών. Πολλές επιχειρήσεις μπορούν να βελτιστοποιήσουν τα υπάρχοντα συστήματά τους για να παρέχουν μεγαλύτερη αυτοματοποίηση παρά να επενδύσουν σε νέες τεχνολογίες ρομποτικής και εργαλεία RPA».
«Πολλοί άνθρωποι βλέπουν την αξιοποίηση της τεχνολογίας σαν κάτι μαγικό. Φυσικά μπορούμε όλοι μας να εφαρμόσουμε τεχνολογικά προχωρημένες λύσεις, αλλά εάν η εφαρμογή τους είναι ελλιπής, επειδή δεν έχουμε κατανοήσει τα πραγματικά οφέλη, τότε δυστυχώς δεν πετυχαίνουν, γεγονός που μας απογοητεύει και δυσκολευόμαστε στο μέλλον να εμπλακούμε σε παρόμοιες διαδικασίες».
Η προσέγγιση που θα πρέπει να ακολουθήσει μια επιχείρηση εξαρτάται από την ίδια. Μία από τις προκλήσεις που εντοπίζει ο Μark είναι η έλλειψη σαφούς επιχειρηματικού ενδιαφέροντος για την αλλαγή. «Συνεργάζομαι πολύ με μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις οι οποίες βασίζονται σε ιδιωτικά κεφάλαια και όταν συναντώ επενδυτές, μου λένε συνεχώς ότι είναι απογοητευμένοι. Πολύ συχνά ένας Director του τμήματος IT έρχεται σε επαφή με επενδυτές ζητώντας μια μεγάλη επένδυση για «πλήρη ψηφιακό μετασχηματισμό», παρόλα αυτά όταν οι επενδυτές τον ρωτούν για την απόδοση της επένδυσης (ROI), πολύ λίγοι είναι σε θέση να παρέχουν μια ξεκάθαρη ανάλυση των επιχειρηματικών ωφελειών».
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο ψηφιακός μετασχηματισμός για ευρεία χρήση είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεται μια επιχείρηση. Για παράδειγμα, ο Mark συνεργάζεται επί του παρόντος με μια μεσαίου μεγέθους επιχείρηση, όπου η σύνδεση μεταξύ της διαχείρισης αποθήκης, της πλατφόρμας ηλεκτρονικού εμπορίου και των συστημάτων οικονομικής διαχείρισης απαιτεί μία ευρεία αλλαγή, διότι οι επενδύσεις στην τεχνολογία θα οδηγήσουν στον μετασχηματισμό.
Εναλλακτικά, σχολιάζει ο Mark, ένα οικονομικό επιχείρημα που παρέχει σαφή απόδοση των επενδύσεων είναι μερικές φορές η καλύτερη και η πιο προσιτή επιλογή. «Μία διαδικασία που συχνά συναντάται είναι η παραλαβή τιμολογίων προμηθευτών χωρίς αριθμό εντολής αγοράς (Purchase Order - PO). Συνεργάστηκα πρόσφατα με μία επιχείρηση και διαπιστώσαμε ότι υπήρχαν τεράστιες καθυστερήσεις στα τιμολόγια προμηθευτών που αναμένεται να μετατραπούν σε αρχικές εντολές αγοράς. Αυτό απαιτούσε τεράστιο όγκο προσπαθειών από την ομάδα εργασίας προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι προμηθευτές θα πληρώνονταν εγκαίρως. Επίσης, προκαλούσε έλλειψη προβλεψιμότητας και ελέγχου ταμειακών εκροών».
«Συνεργαστήκαμε με έναν Partner από τον τομέα της τεχνολογίας που παρέχει λύσεις ρομποτικής αυτοματοποίησης για να δημιουργήσει ένα εργαλείο το οποίο μιμείται τη δραστηριότητα ενός ανθρώπου για τη συμφωνία του τιμολογίου με την εντολή αγοράς. Η αυτοματοποίηση αυτής της συγκεκριμένης δραστηριότητας "απελευθέρωσε" εργατοώρες πέντε ανθρώπων δίνοντάς τους την ευκαιρία να επικεντρωθούν σε ενέργειες που θα δημιουργήσουν προστιθέμενη αξία».
Όταν ο Mark κλήθηκε να συνεργαστεί με έναν πελάτη ο οποίος αντιμετώπιζε κάποιο τεχνολογικό πρόβλημα, διαπίστωσε ότι η έλλειψη ισχυρού επιχειρηματικού ενδιαφέροντας είναι ο τομέας όπου οι περισσότερες επιχειρήσεις υστερούν. «Οι πιο δυναμικές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες μας από την αρχή και είναι ικανές να αναγνωρίζουν τις δυνατότητες και την εμπειρία που μπορούμε να τους παρέχουμε», σχολιάζει.
«Αλλά, όταν η συνεργασία μας ξεκινάει, όταν τα πράγματα έχουν πάει στραβά, το πρώτο πράγμα που αναζητώ είναι το αρχικό επιχειρηματικό ενδιαφέρον. Μερικές φορές δεν υπάρχει σαφής απάντηση. Μόνο σε σπάνιες περιπτώσεις οι άνθρωποι συνδυάζουν ένα κατάλληλο οικονομικό επιχείρημα που δεν έχει να κάνει μόνο με τα οικονομικά οφέλη αλλά και με τη βελτίωση της εργασίας και τον τρόπο με τον οποίο πρόκειται να επηρεαστεί η εξέλιξη του έργου.
Τέτοιες περιπτώσεις αποθαρρύνουν τον Mark, καθώς τα τμήματα οικονομικής διαχείρισης συχνά επεξεργάζονται τεράστιους όγκους πληροφοριών, αλλά δεν έχουν χρόνο να τις αξιοποιήσουν «επειδή τις κατεβάζουν με μη αυτόματο τρόπο από το σύστημα, τις επεξεργάζονται στο Excel, τις αναθεωρούν και στη συνέχεια τις επαναφορτώνουν σε ένα λογιστικό σύστημα με τη μορφή εγγράφων γενικής λογιστικής».
Παρόλα αυτά, ούτε το κόστος θα πρέπει να αποτελεί πάντα αποτρεπτικό παράγοντα. Ο Mark αναφέρεται στον οικονομικό διευθυντή μιας μεσαίου μεγέθους επιχείρησης λιανικής πώλησης, ο οποίος υποστήριζε ότι ήταν δύσκολο να δημιουργηθούν οι συνθήκες για ένα νέο σύστημα οικονομικής διαχείρισης: «Κάθε φορά που το ανέφερα, ούτε καν με άκουγαν και μου έλεγαν ότι τα χρήματα θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία πέντε νέων καταστημάτων. Ωστόσο, όταν εξετάσαμε το οικονομικό επιχείρημα, το έβλεπαν μόνο από την άποψη του κόστους, όταν όμως υπολογίσαμε την απόδοση των επενδύσεων, διαπιστώσαμε ότι η απόδοση ήταν καλύτερη από εκείνη που είχαν επιτύχει μερικά καταστήματα που άνοιξαν πρόσφατα».
Οι τεχνολογικές εξελίξεις θα πρέπει να γίνονται αποδεκτές, σχολιάζει ο Mark. «Πάντα λέμε στους ανθρώπους που εξετάζουν οποιοδήποτε είδος ψηφιακού έργου να προσπαθήσουν να αγνοήσουν τα «σημάδια» του παρελθόντος και να καταλάβουν ότι οι κανόνες έχουν αλλάξει σχετικά με το τι αντιπροσωπεύει ένα έργο που σχετίζεται με την τεχνολογία σήμερα, και μπορεί να υλοποιηθεί πολύ πιο γρήγορα και αποτελεσματικά όσον αφορά το κόστος.
«Είμαστε σε επαφές με τις διοικήσεις των επιχειρήσεων για το πώς το επιτυγχάνουμε αυτό. Η ποιότητα των εφαρμογών (Application Program Interfaces - APIs) σήμερα είναι εκπληκτική - μπορείτε να έχετε ένα καλύτερο εργαλείο σχεδιασμού της Oracle, το οποίο θα "επικοινωνεί" με ένα σύστημα SAP, για παράδειγμα.
«Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να απευθύνονται σε οργανισμούς, όπως η Grant Thornton, καθώς οι ευκαιρίες είναι τόσο μεγάλες και εάν οι επιχειρήσεις δεν το διακρίνουν, κινδυνεύουν να μείνουν πίσω από τον ανταγωνισμό».
Η Emmanuelle Muller-Schrapp, Finance & IT Transformation Partner στη Grant Thornton στη Γαλλία, συμφωνεί. «Οι στοχευμένες λύσεις είναι καθοριστικές για την ενίσχυση του μετασχηματισμού της οικονομικής διαχείρισης. Το λογισμικό όπως το Software as a Service (SaaS), λόγω της γρήγορης εγκατάστασής του και του κλιμακωτού κόστους του, είναι πολύ ελπιδοφόρο.
«Ανακαλύπτουμε ότι η τεχνολογία επιδρά πιο ισχυρά στην επιχείρηση με μοντέλα SaaS ώστε να καλύπτονται οι διαφορετικές απαιτήσεις και τα επιχειρηματικά ενδιαφέροντα».
Η Emmanuelle θεωρεί ότι οι λύσεις αυτές απαιτούν έναν νέο τρόπο αντιμετώπισης των ΙΤ έργων: «Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να είναι πιο ευέλικτες, να καθοδηγούνται με βάση τις αλλαγές που προωθεί η διοίκηση, εφαρμόζοντας μια φιλοσοφία συνεχούς βελτίωσης.
«Σήμερα οι κύριες προτεραιότητες για τον Διευθύνοντα Σύμβουλο είναι η καινοτομία, η διαχείριση επιδόσεων και οι ψηφιακές διαδικασίες που συμμορφώνονται με τη νομοθεσία. Σχετικά με το τελευταίο, η μεγάλη πρόκληση είναι να εντοπιστούν βιώσιμες λύσεις οι οποίες γρήγορα θα προσφέρουν προστιθέμενη αξία με το επιθυμητό κόστος».