Γιατί ο Προϋπολογισμός αποτελεί σημαντικό εργαλείο για την καθοδήγηση της επιχείρησής σας

Στο σημερινό έντονα μεταβαλλόμενο και ασταθές οικονομικό περιβάλλον οι διαθέσιμοι πόροι μιας επιχείρησης ενδέχεται να είναι περιορισμένοι και ως εκ τούτου η βέλτιστη αξιοποίησή τους αποτελεί βασική παράμετρο για την επίτευξη των στόχων της και κατ’επέκταση για την ευημερία της.

Πώς όμως δύναται η επιχείρηση να επιτύχει την βέλτιστη αξιοποίηση των πόρων της; Σίγουρα η εκ των προτέρων μελέτη και ο σχεδιασμός της ανάλωσής τους, λαμβανομένου υπόψη του αποτελέσματος που η εν λόγω ανάλωση αναμένουμε να φέρει, αποτελεί βασική οδό προς την επίτευξη του στόχου μας. Με άλλα λόγια η κατάρτιση του Προϋπολογισμού αποτελεί το αναγκαίο εργαλείο για τη Διοίκηση, προκειμένου η επιχείρηση να πετύχει τους στόχους και τελικά το όραμά της.

Τι είναι όμως ο Προϋπολογισμός και πώς παίρνει μορφή σε μία επιχείρηση;

Ο Προϋπολογισμός αποτελεί την ποσοτικοποίηση της στρατηγικής της επιχείρησης μέσω της ξεκάθαρης και ενημερωμένης στοχοθέτησης. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι η διαδικασία του προϋπολογισμού περιλαμβάνει τρείς βασικούς πυλώνες:

• Τις μακροπρόθεσμες εκτιμήσεις (Financial Projections), οι οποίες συνιστούν τον χάρτη για το μακροπρόθεσμο όραμα της επιχείρησης. Πρόκειται ουσιαστικά για ένα μακροπρόθεσμο προϋπολογισμό, 3 με 5 ετών, ο οποίος συντάσσεται μετά το κλείσιμο κάθε χρήσης ενώ ανανεώνεται ετησίως λαμβανομένου υπόψη της ιστορικής απόδοσης της Εταιρίας, τις εκάστοτε στρατηγικές αποφάσεις, τυχόν ιδιαιτερότητες της αγοράς καθώς και τους στόχους των ομάδων ενδιαφερομένων (όπως είναι εργαζόμενοι, προμηθευτές, πελάτες, μέτοχοι).
• Τις βραχυπρόθεσμες εκτιμήσεις (Annual Budget), οι οποίες ουσιαστικά περιλαμβάνουν την λεπτομερή στοχοθέτηση αναφορικά στο πρώτο έτος του εκάστοτε μακροπρόθεσμου προϋπολογισμού, συντάσσονται πριν την έναρξη κάθε χρήσης και παρακολουθούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα μέσω συγκριτικών αναφορών (Μηνιαία ή τριμηνιαία Budget vs Actual reports).
• Τις εκτιμήσεις ενδιάμεσων περιόδων (Forecasts), οι οποίες συντάσσονται σε ενδιάμεσες περιόδους και ουσιαστικά αποτελούν τις επικαιροποιημένες προβλέψεις αναφορικά με το υπολειπόμενο χρονικό διάστημα μέχρι τη λήξη του έτους στην διάρκεια του οποίου συντάσσονται, λαμβανομένου υπόψη της απόδοσης της επιχείρησης μέχρι τη στιγμή της κατάρτισής τους.

Όπως γίνεται λοιπόν εύκολα αντιληπτό, η διαδικασία Προϋπολογισμού είναι μία συνεχής διαδικασία, καθώς η επίτευξη της αρχικής στοχοθέτησης παρακολουθείται σε τακτά χρονικά διαστήματα και τα συμπεράσματα που εξάγονται αποτελούν τη βάση για μελλοντικές στοχοθετήσεις.

Σύγκριση και σημασία των εναλλακτικών μηχανισμών ολοκλήρωσης μιας συναλλαγής M&Α (transaction completion mechanism)

Δείτε περισσότερα

Ποια όμως είναι όμως τα οφέλη για την επιχείρηση από την εφαρμογή της διαδικασίας Προϋπολογισμού;

Η στοχοθέτηση και η παρακολούθηση της επίτευξής των στόχων αυτών αποτελεί βασικό εργαλείο για τη λήψη των στρατηγικών αποφάσεων με βραχυπρόθεσμο, μεσοπρόθεσμο ή και μακροπρόθεσμο ορίζοντα. Η Διοίκηση και τα Στελέχη της επιχείρησης δύνανται μέσω της εν λόγω διαδικασίας να επηρεάσουν σημαντικά την απόδοση της επιχείρησης μέσω του σχεδιασμού είτε στο αρχικό στάδιο της κατάρτισης του Προϋπολογισμού είτε στο στάδιο της παρακολούθησης της επίτευξης των στόχων πωλήσεων και της ανάλωσης του προϋπολογισμού δαπανών. Η παρακολούθηση του προϋπολογισμού σε πραγματικό χρόνο δύναται να παρέχει στη Διοίκηση πληροφορίες για την εκτιμώμενη μελλοντική ανάπτυξη και κερδοφορία, δίνοντάς της τη δυνατότητα να παρέμβει άμεσα διενεργώντας στρατηγικές αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες.

Πέραν όμως των προαναφερόμενων, ο Προϋπολογισμός συνιστά μία διαδικασία με πολλαπλά επιπρόσθετα οφέλη για την επιχείρηση, καθώς συμβάλλει δραστικά:

• Στην ενίσχυση της επικοινωνίας των επιμέρους Τμημάτων / Λειτουργιών
• Στην ενεργή συμμετοχή όλων των μερών / στελεχών στο σχεδιασμό της στρατηγικής βελτιστοποίηση της διαχείρισης των διαθέσιμων πόρων
• Στον καλύτερο προγραμματισμό

Θα μπορούσαμε λοιπόν να συνοψίσουμε τονίζοντας ότι η υιοθέτηση της διαδικασίας προϋπολογισμού από την επιχείρηση κρίνεται ως ζωτικής σημασίας ιδίως σε περιόδους κατά τις οποίες οι συνθήκες αγοράς είναι αντίξοες και το οικονομικό κλίμα ασταθές, εφόσον συμβάλει τόσο στην σύγκλιση μεταξύ της στρατηγικής και της υλοποίησής της όσο και στην εναρμόνιση όλων των εμπλεκόμενων ρόλων.