Στη σημερινή ψηφιακή εποχή όπου οι επιχειρηματικές αποφάσεις βασίζονται στα δεδομένα (data), ο εσωτερικός έλεγχος τείνει να εξελιχθεί πολύ πέρα από τις παραδοσιακές μεθόδους. Η ανάλυση των δεδομένων (Data Analysis) καθίσταται ένα απαραίτητο εργαλείο στους εσωτερικούς ελεγκτές μεταμορφώνοντας κυριολεκτικά το τοπίο του ελέγχου, αφού δίνει τη δυνατότητα στους ελεγκτές να παράσχουν στη διοίκηση υψηλότερο επίπεδο Διασφάλισης (high level of assurance), να βελτιώσουν τις πρακτικές Αποκάλυψης (gain insight) και να βελτιστοποιήσουν την Αποτελεσματικότητα (increased efficiency) των εσωτερικών διαδικασιών. [1]
Διασφάλιση
Οι εσωτερικοί ελεγκτές μπορούν πλέον να βασίζονται στην ανάλυση δεδομένων για να παρέχουν υψηλότερο επίπεδο αξιοπιστίας των χρηματοοικονομικών αναφορών και όχι μόνο. Μέσω προηγμένων τεχνικών και εργαλείων ανάλυσης δεδομένων, οι ελεγκτές μπορούν να ελέγξουν με ακρίβεια τεράστια σύνολα δεδομένων, εντοπίζοντας ελλείψεις, ανωμαλίες, ακόμη και παρατυπίες που διαφορετικά θα μπορούσαν να περάσουν απαρατήρητες.
- Δειγματοληψία και ακρίβεια δεδομένων: Η ανάλυση δεδομένων επιτρέπει στους ελεγκτές να εξετάζουν εκτεταμένα σύνολα δεδομένων αντί να βασίζονται σε παραδοσιακές μεθόδους δειγματοληψίας. Αυτό σημαίνει ότι οι ελεγκτές μπορούν να αναλύσουν σχεδόν όλα τα δεδομένα, ελαχιστοποιώντας τον κίνδυνο ύπαρξης σημαντικών παρατυπιών. Το αποτέλεσμα είναι υψηλότερο επίπεδο διασφάλισης.
- Παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο: Με την ανάλυση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, οι ελεγκτές μπορούν να παρακολουθούν δεδομένα καθ' όλη τη διάρκεια του έτους, αντί να βασίζονται αποκλειστικά σε περιοδικούς ελέγχους. Αυτή η προληπτική προσέγγιση συνδράμει σημαντικά στον έγκαιρο εντοπισμό ευρημάτων, ενισχύοντας τη συνολική βεβαιότητα.
- Επικύρωση δεδομένων: Οι ελεγκτές μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ανάλυση δεδομένων για να επικυρώσουν την πληρότητα και την ακρίβεια των οικονομικών δεδομένων. Διασταυρώνοντας δεδομένα από διαφορετικές πηγές, οι ελεγκτές μπορούν να διασφαλίσουν την ακρίβεια της πληροφορίας.
Αποκάλυψη
Η ανάλυση δεδομένων δίνει τη δυνατότητα στους ελεγκτές να εμβαθύνουν στα δεδομένα, διασφαλίζοντας ότι όλες οι σχετικές πληροφορίες αποκαλύπτονται με ακρίβεια ενώ ταυτόχρονα δίνει την δυνατότητα να οπτικοποιήσουν τάσεις, αδυναμίες, ελλείψεις.
- Βαθμός Λεπτομέρειας: Τα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων δίνουν τη δυνατότητα στους ελεγκτές να εξερευνήσουν δεδομένα σε αναλυτικό επίπεδο, επιτρέποντας τους να εντοπίζουν κρυφά ή μη προφανή στοιχεία που πρέπει να γνωστοποιούνται. Έτσι λοιπόν, με το να διασφαλίζεται ότι όλες οι ουσιώδεις πληροφορίες έχουν αναλυθεί, ενισχύεται η πληρότητα των γνωστοποιήσεων.
- Συμμόρφωση: Τα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων είναι καθοριστικής σημασίας για την επαλήθευση της συμμόρφωσης, αναλύοντας συστηματικά δεδομένα σε σχέση με τις κανονιστικές απαιτήσεις και επισημαίνοντας τυχόν αποκλίσεις.
- Προγνωστική Ανάλυση: Οι προηγμένες τεχνικές ανάλυσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της προγνωστικής ανάλυσης (predictive analytics), μπορούν να βοηθήσουν τους ελεγκτές να προβλέψουν πιθανές τάσεις αναλύοντας την ιστορικότητα των δεδομένων.
Διαχείριση Κινδύνων: Από τις τυπικές υποχρεώσεις στην ουσιαστική εφαρμογή της
Αποτελεσματικότητα
Η χρήση τεχνικών και εργαλείων ανάλυσης δεδομένων βελτιώνει σημαντικά τη διαδικασία ελέγχου. Οι ελεγκτές μπορούν πλέον να αυτοματοποιήσουν την εξαγωγή δεδομένων, την ανάλυση και την αναφορά, μειώνοντας τον χρόνο και τους πόρους που παραδοσιακά απαιτούνται για τους ελέγχους.
- Εξαγωγή και προετοιμασία δεδομένων: Οι παραδοσιακοί έλεγχοι συχνά περιλαμβάνουν χειροκίνητη εξαγωγή και προετοιμασία δεδομένων, η οποία μπορεί να είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα. Τα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων αυτοματοποιούν αυτές τις διαδικασίες, εξάγοντας και μορφοποιώντας απρόσκοπτα δεδομένα από διάφορες πηγές, εξοικονομώντας σημαντικό χρόνο στους ελεγκτές και μειώνοντας τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους.
- Εξάλειψη χρόνου δειγματοληψίας: Οι παραδοσιακοί έλεγχοι ομοίως βασίζονται συχνά σε τυχαία δειγματοληψία, η οποία μπορεί να είναι ανάλωση πόρων. Η ανάλυση δεδομένων επιτρέπει την εξέταση ολόκληρων συνόλων δεδομένων, μειώνοντας την ανάγκη για δειγματοληψία και παρέχοντας μια πιο ολοκληρωμένη κάλυψη ελέγχου χωρίς σημαντικά αύξηση του φόρτου εργασίας.
- Αυτοματοποίηση Ελέγχων: Πολλοί έλεγχοι, μπορούν να αυτοματοποιηθούν χρησιμοποιώντας εργαλεία ανάλυσης δεδομένων. Αυτό απελευθερώνει πόρους από την ελεγκτική ομάδα προκειμένου να ασχοληθεί ή να εμβαθύνει σε άλλες περιοχές του ελέγχου.
Συμπερασματικά μπορούμε να πούμε ότι η Ανάλυση Δεδομένων (Data Analysis) στον έλεγχο ενισχύει σημαντικά το επίπεδο βεβαιότητας των ευρημάτων του εσωτερικού ελέγχου και της διασφάλισης που παρέχεται στην Διοίκηση, ενισχύει τη διαδικασία αποκάλυψης διασφαλίζοντας ότι όλες οι σχετικές πληροφορίες παρουσιάζονται με ακρίβεια και τέλος είναι καταλύτης για την αποτελεσματικότητα στον έλεγχο.
[1] https://iia.no/data-analytics-as-an-audit-tool-advantages-and-some-experiences
